Acest site este cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 Investeşte în oameni!

Biroul Virtual de Consultanţă Antreprenorială

Anexele trebuie codificate pentru controlul documentelor?

Adăugat de filip.elena la M, 10/09/2012 - 21:39

Există o reglementare în cadrul standardului ISO 9001 în acest sens?

0
Scorul tău: None

Conform DEX anexă înseamnă “ceea ce este alăturat sau alipit, ca element secundar sau dependent, pe lângă altceva mai important; material suplimentar care dezvoltă sau lămurește un text”. Anexa ține deci de modul de organizare al unui conținut și nu de modul în care acesta sau părți ale acestuia urmează să fie utilizate. Atunci când elaborăm o documentație trebuie să ținem cont de faptul că scopul codificării documentelor este acela de a permite un nivel cât mai bun de control al acestora din punctul de vedere al operării.

Prin urmare dacă o anexă reprezintă un formular atunci este recomandabil ca acesta să fie codificat pentru a putea fi identificat și regăsit cu ușurință. Dacă însă anexa reprezintă o dezvoltare sau lămurire de text care nu este utilizată independent atunci aceasta nu este necesar să fie codificată.

Standardul ISO 9001 nu specifică nimic în legătură cu modul de organizare al documentelor și nu face nici o referire la noțiunea de anexă. În ISO 9001 precum și în ISO/TR 10013 Linii directoare pentru documentația sistemului de management al calității, se face referire doar la categorii de conținut care au valoare operațională cum ar fi:politicile calității, obiectivele calității, manualul caității, proceduri, instrucțiuni, formulare, planurile calității, etc.

Din punctul de vedere al standardului este irelevant faptul ca un conținut este organizat într-un singur document cu corp principal și anexe sau într-o colecție de documente independente. Relevant este doar ca documentele să fie ultima versiune și identificabile cu ușurință.

Acest lucru pune în evidență un alt aspect. Cel legat de frecvența de actualizare a anexei față de corpul principal de conținut. Trebuie țiut cont de faptul că frecvența de revizuire a documentului va cumula dinamica de actualizare a anexelor. Utilizarea necorespunzătoare a anexelor poate să conducă la scăderea eficacității unei documentații. Dacă formularele sunt organizate ca anexe la proceduri sau la instrucțiuni de lucru atunci:

- referirea acestora prin numărul de anexă nu este suficientă pentru scopuri de identificare și regăsire rapidă.
- pot să apară probleme mari de întreținere a documentului prin creșterea artificială a frecvenței de actualizare.

De aceea este important ca la proiectarea procesului de control al documenelor să fie analizată cu atenție oportunitatea utilizării anexelor și a tipurilor de conținut care pot fi asociate anexelor.

0
Scorul tău: None
© 2010 - 2011 Biroul virtual de asistenţă antreprenorială. Drupal theme by Kiwi Themes.
logo MNM Software logo CEED Romania

Pentru informaţii detaliate despre celelalte programe cofinanţate de Uniunea Europeană, vă invităm să vizitaţi www.fonduri-ue.ro .
Conţinutul acestui material nu reprezintă în mod obligatoriu poziţia oficială a Uniunii Europene sau a Guvernului României.